Kom jij ook tijd te kort? Lees deze tips

Er is iets ingewikkelds aan mensen die het te druk hebben en daar verandering in willen brengen. Deze mensen hebben namelijk helemaal geen tijd om veranderingen in hun werk aan te brengen. In dit artikel heb ik de meest voorkomende oorzaken van tijdverspilling op het werk opgenomen, met een aantal tips erbij. Ik heb zoveel mogelijk geprobeerd om tips op te nemen die weinig tot geen extra tijd kosten.

Maar eerst even kort wat informatie over de redenen van tijdproblemen.  Het ontbreken van heldere doelstellingen en prioriteiten is echt niet de enige oorzaak. Wij mensen hebben een aantal eigenaardige gewoontes die we maar moeilijk afgeleerd krijgen:

  • We doen liever eerst dingen die leuk en interessant zijn;
  • We doen liever eerst de gemakkelijke en dan de moeilijke taken;
  • We hebben voorkeur voor taken die we kunnen afronden;
  • We zijn geneigd om pas vlak voor een deadline te beginnen met een taak;
  • We weten niet goed hoe we onze tijd het beste kunnen indelen;
  • We verwarren handelen met bereiken;
  • Voor routinematige dingen hebben we minder tijd nodig dan voor nieuwe  dingen.

En wat het helemaal ingewikkeld maakt:

  • Drukke mensen hebben geen tijd voor planning;
  • Mensen die regelmatig op crisissituaties moeten reageren, hebben helemaal geen tijd voor het voorkomen van een crisis, waardoor zo’n situatie steeds weer terug komt;
  • Mensen die niet aan onervaren medewerkers durven delegeren, krijgen nooit medewerkers met voldoende ervaring om zaken aan over te laten;
  • Op mensen die voor anderen tijd vrij maken, wordt steeds vaker een beroep gedaan.

Een beter tijdbeheer heeft allerlei voordelen. Als we ons op de belangrijkste taken concentreren, worden we effectiever. Als je effectiever kunt zijn, neemt de tevredenheid over het werk toe en stijgen de carrière kansen. Effectief tijdmanagement vermindert ook de frustraties en stress die het gevolg zijn van overbelasting. Minder stress en frustratie leidt tot een betere fysieke en mentale gezondheid.

Met een goed tijdbeheer gebeurt niet alles sneller en beter, dat zou de vermoeidheid en stress alleen maar groter maken. Tijdmanagement houdt in dat minder dingen worden gedaan, maar wat wordt uitgevoerd, gebeurt wel beter.

 

De meest voorkomende tijdverspillingen zijn:

1. Binnenvallende bezoekers

Toevallige bezoekers (zowel collega’s als externe bezoekers) zijn waarschijnlijk de grootste tijdverspillers voor veel kantoorbanen. Veel functies gaan samen met veel korte contacten en een uitgebreid netwerk. Maar dat houdt niet in dat je altijd voor iedereen beschikbaar moet zijn.

Een paar tips:

  • Sluit jezelf op vast tijden letterlijk af voor bezoek
  • Houdt een paar beleefde excuses achter de hand om bezoek  duidelijk te maken dat je geen tijd hebt
  • Maak duidelijke afspraken met je secretaresse of de receptioniste over wie je wel of niet wilt spreken.
  • Houdt regelmatig besprekingen met je medewerkers of collega’s, zodat ze niet teveel ad hoc bij je binnen hoeven te vallen
  • Zet op vast tijden de deur open voor iedereen die zonder afspraak met je wil praten
  • Spreek met mensen in hun werkkamer, in plaats van in de jouwe af.

Zorg er wel voor dat je je niet onbereikbaar maakt voor mensen die je echt nodig hebben.

 

2. Telefoontjes of andere prikkels

Vergeleken met het  schrijven van e-mail berichten en persoonlijke bezoeken kunnen telefoongesprekken tijd uitsparen en duidelijkheid opleveren. Ze kunnen echter ook veel tijd verspillen, vooral als ze ander werk onderbreken. Wist je dat je na een onderbreking 20 minuten nodig hebt om volledig geconcentreerd weer met je oorspronkelijke taak bezig te zijn? Dat geldt dus ook als je ‘even’ je mail, twitter, Facebook, enzovoorts checkt. Het is veel efficiënter om 2x per dag alles te checken en zoveel mogelijk meteen te beantwoorden of af te handelen. Zet de rest van de dag je meldingen af, zodat je nieuwsgierigheid niet bij ieder plingeltje wordt opgewekt. En zorg dat een goed voicemailbericht je telefoontjes opvangt.

 

3. Rommelig kantoor

Een rommelig of ongeorganiseerd kantoor veroorzaakt veel tijdverspilling: dingen raken zoek of afspraken worden vergeten. De oorzaak voor een chaotisch kantoor kan zijn datje zelf chaotisch bent, dat je beslissingen voor je uitschuift en de stukken daarvoor op je bureau laat liggen of dat de organisatie begint te stikken in de hoeveelheid papier die zij zelf heeft gecreëerd.

Voorbeelden van maatregelen zijn: prioriteiten stellen, een efficiënte secretaresse inhuren, een gespecialiseerde coach inhuren, een efficiëntere communicatiestroom of gewoon een dagje puinruimen. Vaak kan er meer weg dan je denkt.

 

4. Overbodige taken

Veel tijd gaat verloren doordat je taken verricht die overbodig zijn of beter door iemand anders gedaan kunnen worden. Een van de oorzaken is het ontbreken van duidelijke doelstellingen, of moeite hebben met delegeren en nee zeggen. Een paar suggesties:

 

  • Bereid een paar tactvolle antwoorden voor waarmee je nee kunt zeggen. Voor meer tips, zie dit artikel;
  • Als je leidinggevende je een nieuwe taak geeft, wijs hem er dan op dat er ander werk blijft liggen en vraag hem prioriteiten aan te geven;
  • Ga na welke taken niet urgent zijn en stel ze uit tot een rustige periode;
  • Stel routineklusjes uit, vaak blijkt dat niemand ze mist;
  • Gebruik je invloed om niet-essentiële taken kwijt te raken;
  • Delegeer taken van minder groot belang aan een collega.

 

5. Overbodige of lange vergaderingen

Besprekingen lijken soms een essentieel onderdeel van een takenpakket, maar veel vergaderingen zijn tijdverspilling omdat ze overbodig zijn of te lang duren. Er is een groot aantal oorzaken voor onproductieve vergaderingen, zoals het ontbreken van een duidelijk doel, de afwezigheid van sleutelpersonen, deelnemers die te laat komen of zich niet hebben voorbereid, teveel geklets over persoonlijke onderwerpen, afwijkingen van de agenda, onderbrekingen en slecht voorzitterschap. Een paar voorbeelden van maatregelen:

  • Bepaal nauwkeurig wie in een vergadering onmisbaar is en houd de groep zo klein mogelijk;
  • Stel een duidelijke agenda op en distribueer die vooraf onder de deelnemers;
  • Vertel deelnemers wat er van hen wordt verwacht, zodat ze zich kunnen voorbereiden. Zorg ervoor dat ze de noodzakelijke informatie krijgen;
  • Bespaar tijd door voorbereidende taken te delegeren;
  • Laat er geen misverstand over bestaan dat de vergadering op de afgesproken tijd begint. Geef zelf het goede voorbeeld door tijdig aanwezig te zijn;
  • Kies voor een vergadering voor een rustige plek en zorg er voor dat u niet wordt gestoord;
  • Bepaalt aan het eind van de vergadering of en wanneer er een follow up bijeenkomst moet worden gehouden. Maak duidelijk wie voor de uitvoering van beslissingen verantwoordelijk is en wie wat moet doen voor de volgende bijeenkomst;
  • Maak voor uzelf en de deelnemers en samenvatting van wat is besproken en besloten en leg in dat document de dag, plaats en tijd van een eventuele volgende vergadering vast.

 

Er zijn vast nog vele meer  tips om tijd te besparen of efficiënter met je taken om te kunnen gaan. Heb je tips? Zet ze hieronder, ik lees ze graag.

 

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *